Travel planner: chi è, cosa fa e come trovarlo

Il travel planner è un professionista nel settore turistico, un consulente che si occupa di organizzare dei viaggi in base alle direttive e alle preferenze del cliente, disegnando un itinerario di viaggio personale e su misura, lavorando come intermediario tra le agenzie e le varie strutture turistiche del luogo (b&b, alberghi, ostelli). Si tratta di una professione che sta prendendo largo piede in Italia (ma anche all’estero), e che senza dubbio offre molti vantaggi, non solo al professionista ma anche al cliente. Vediamo insieme le caratteristiche della professione, e soprattutto cosa fa e come si diventa travel planner, senza trascurare gli aspetti relativi alla formazione, all’aggiornamento e al guadagno professionale.

Cosa fa, esattamente, un consulente di viaggio?

Il travel planner è un consulente esperto nel settore turistico: un professionista che aiuta le persone che desiderano organizzare un viaggio in totale comodità e sicurezza, occupandosi anche di gestire spostamenti e pernottamenti (prenotando efficacemente anche eventuali escursioni).

Si tratta di una figura flessibile e versatile, che fornisce ai cliente un valido supporto per i viaggi (anche in seguito alla partenza), organizzando tutti gli aspetti relativi alla fase precedente e successiva alla partenza: ai trasporti, alle prenotazioni, alla location in cui soggiornare durante il viaggio e, non per ultimo, tutti gli altri aspetti logistici di un viaggio (le informazioni necessarie per viaggiare in sicurezza e senza disagi, gli orari, le richieste e le eventuali formalità da esplicare sui luoghi di soggiorno).

Per svolgere al meglio questa professione, il consulente di viaggio, deve conoscere a fondo il settore turistico, avere una buona formazione e tanta curiosità, per trovare soluzioni di viaggio economiche e convenienti su misura del proprio cliente. Il travel planner, infatti, attraverso un costante contatto con l’interessato, fornisce una consulenza attenta e curata nei minimi dettagli, anche e soprattutto tramite le nuove tecnologie informatiche (tramite internet).

Il consulente di viaggio lavora infatti virtualmente, e su richiesta del cliente svolge il suo lavoro fin dalle primissime fasi del viaggio: sia per le prenotazioni che per l’assistenza successiva, organizzando e gestendo con grande attenzione qualsiasi aspetto del viaggio, essendo anche in grado di garantire la risoluzione di eventuali problemi connessi al viaggio (se si verifica qualche disservizio, ad esempio con l’hotel, il travel planner è in grado di intervenire tempestivamente, per risolvere i problemi del cliente immediatamente ed evitare, così, qualsiasi disagio).

Per valutare la convenienza di un travel planner basta pensare alla necessità di partire per un viaggio all’estero: trattandosi di una città sconosciuta, il cliente, potrebbe avere difficoltà sul posto (anche perché non conosce la lingua straniera e questo potrebbe provocare non pochi problemi in caso di disservizi o ritardi dei mezzi di trasporto).

Ma il consulente di viaggio rappresenta una valida opportunità anche nel caso di viaggi in Italia (non solo all’estero), perché con pochi click è in grado di garantire immediate prenotazioni in qualsiasi luogo del territorio: non solo hotel o altre strutture, ma anche campeggi e ostelli.

Quando si affida l’organizzazione di un viaggio a un travel planner, si evitano i vincoli tipici di altre soluzioni: non si è costretti ad accontentarsi del primo volo proposto, né si è obbligati a soggiornare sempre in un hotel, è possibile invece fornire tutti i dettagli e le preferenze del caso, in modo da ottenere un viaggio perfettamente “su misura”.

Perché rischiare di arrivare in ritardo agli eventi o trovare chiusi musei o altre strutture? Meglio prevenire con anticipo queste ed altre problematiche affidandosi nelle mani di un esperto di viaggi.

Come diventare travel planner

Diventare travel planner significa mettere a disposizione dei clienti la propria conoscenza del settore turistico, per garantire un viaggio piacevole e ben organizzato su ogni aspetto. Il consulente di viaggio è infatti un professionista autonomo, e come tale non percepisce uno stipendio fisso ma guadagna un compenso commisurato alla vendita dei pacchetti viaggio che organizza, in base alla percentuale di vendite che riesce a concludere con la propria clientela.

Diventare un travel planner rappresenta un’ottima opportunità per coloro che amano il settore del turismo e, grazie allo sviluppo del web, anche per il cliente è facile avvalersi della sua collaborazione.

Per diventare consulente di viaggi bisogna avere anche tanta voglia di imparare: il travel planner, fin dall’inizio della sua attività, studia molto bene il settore, si documenta e organizza le idee, cerca offerte e si dedica alla ricerca di eventi e allo studio di tutti gli elementi relativi alle varie mete, al fine di scoprire sempre di più questo mondo e offrire servizi impeccabili ai suoi clienti.

Per diventare un consulente di viaggio bisogna avere dunque una grande passione per il mondo dei viaggi, mentre per avviarsi alla professione è sufficiente rivolgersi a un grande network del turismo, in modo da fare apposita domanda e iniziare la formazione nel campo (anche per via telematica, attraverso e-learning).

Dopo questa fase preparatoria, il futuro consulente apprende tutti gli strumenti di marketing necessari, le competenze che gli permettono di gestire efficacemente la propria attività e acquisire l’esperienza necessaria. Il professionista in seguito, lavora in autonomia ma sempre a stretto contatto con il network di riferimento, in modo da fornire un’assistenza continua ed efficace ai clienti.

Una volta che il cliente si rivolgerà al consulente, entrambi si accorderanno per il viaggio da organizzare, e tutte le questioni connesse (sia burocratiche che economiche), saranno risolte dall’agenzia di riferimento, che si occuperà anche di effettuare i pagamenti al professionista attraverso delle provvigioni sugli affari conclusi con il cliente. Il travel planner, naturalmente, per svolgere correttamente la sua professione deve aggiornare costantemente la sua formazione: non solo partecipando a corsi di aggiornamento, ma anche attraverso uno studio autonomo e costante, al fine di acquisire nuovi strumenti e competenze al pari passo con le offerte di viaggio.

Il network di riferimento, infine, si occupa anche di garantire al professionista gli strumenti occorrenti per svolgere il suo lavoro: software, strumenti di teleprenotazione, chiavi per accedere alle novità del network e così via.

Diventare travel planner significa lavorare dunque in assoluta indipendenza, avendo il professionista come unica spesa l’acquisto di un personal computer e di una connessione ad internet, in aggiunta all’affiliazione al network. Maggiori sono le persone che si rivolgono al travel planner, maggiori sono i guadagni che il professionista avrà, mirando dunque quest’ultimo ad avere un grande bacino di utenza (i suoi guadagni possono essere anche elevate, ovvero arrivare fino al 60-70% delle provvigioni).

La professione di consulente di viaggi può dare grandi soddisfazioni a livello personale ed economico, e presenta anche molti vantaggi dal punto di vista professionale:

flessibilità e versatilità;
– soddisfazioni professionali non indifferenti;
– soddisfazioni economiche.

La flessibilità è data dal fatto che il consulente di viaggio, non essendo un dipendente, può svolgere questo lavoro in totale autonomia, non solo oraria anche anche pratica, nel senso che può svolgere le sue mansioni in qualsiasi momento del giorno, anche fuori casa (il professionista deve solo avere un personal computer con se, una profonda conoscenza del mondo attuale e una grande curiosità, per trovare le soluzioni di viaggio economiche e conveniente per i propri clienti).

La versatilità invece, è legata al fatto che la professione di travel planner è, per l’esercente, ricca di stimoli e soddisfazioni, dovendo il professionista lavorare come intermediario tra il cliente e l’agenzia di riferimento e, cosa molto importante possedere una discreta dialettica: elementi che consentono al professionista di farsi conoscere e ampliare il suo portfolio clienti, accrescendo la propria possibilità di fare carriera nel settore.

Chi si rivolge al consulente di viaggio lo fa per rilassarsi ed evitare le fasi più stressanti dell’organizzazione del viaggio: le prenotazioni, la ricerca di voli e degli hotel, la gestione di tutte le altre fastidiose fasi connesse alla partenza.

Per questo, al termine del viaggio, il cliente (se soddisfatto), nella stragrande maggioranza dei casi continuerà a rivolgersi allo stesso consulente, e quest’ultimo ne trarrà vantaggio economico (ecco perché i travel planner mirano a soddisfare i clienti su ogni aspetto, perché è importante che questi ultimi siano soddisfatti dell’operato del professionista attento a tutte le esigenze del viaggiatore).

Competenze e skill del consulente di viaggio

Da quanto detto emerge che il travel planner è un professionista del settore dei viaggi, e come tale deve essere in possesso di determinati requisiti, non solo professionali ma anche caratteriali, essendo il suo scopo quello di soddisfare le esigenze di viaggio dei suoi clienti. Il travel planner, infatti, per svolgere efficacemente questa professione, deve essere un grande amante del settore turistico, deve possedere una grande motivazione e capacità di comunicazione, essendo il suo ruolo principale quello di organizzare un itinerario perfettamente in linea con le esigenze (anche economiche) del cliente (quest’ultimo potrebbe infatti avere la necessità di risparmiare, ma di organizzare un viaggio efficiente con un budget limitato).

Ricordiamo infatti che questo professionista, prima di organizzare il viaggio, predispone un itinerario in base alle richieste del suo cliente, personalizzando il pacchetto tenendo conto delle sue direttive (immaginiamo un cliente che desidera prendere un volo a mezzogiorno anziché di mattina, o che desidera dormire in un campeggio anziché in un albergo; o un cliente che desidera partecipare agli eventi di una determinata città ad un determinato orario).

Le competenze del travel planner sono molto varie, questo professionista infatti, per svolgere efficacemente la sua attività, deve possedere un certo grado di empatia, un’ottima capacità organizzativa e di problem solving, per andare incontro al bisogno del cliente e risolvere efficacemente i suoi problemi. Il travel planner deve essere una persona versatile e creativa, perché deve riuscire a organizzare al meglio un viaggio partendo da una base economica bassa (per permettere al cliente di risparmiare il più possibile ma godere di un viaggio soddisfacente), ma sempre garantendo il godimento di tutti i servizi e le comodità necessarie (il cliente potrebbe avere bisogno di noleggiare un auto o un altro mezzo, potrebbe avere la necessità di conoscere in anticipo gli eventi o gli alberghi vicini a un determinato luogo: elementi che grazie al consulente di viaggio può gestire con efficacia e immediatezza).

Attività e mansioni del travel planner: come svolge il suo lavoro questo professionista?

Il travel planner organizza i viaggi in base alle richieste del cliente, e dunque quando quest’ultimo lo contatta per avvalersi della sua collaborazione. Quando si decide di partire per un viaggio ci si accontenta spesso delle varie soluzioni già organizzate dai tour operator, rinunciando così ai propri desideri (spesso si tratta di pacchetti ben definiti, con orari e strutture determinate).

In genere si cerca di organizzare il tutto nei minimi dettagli: gli hotel più economici, il volo con il prezzo più basso nel giusto orario, la formula di viaggio più conveniente, trascurando che spesso basta rivolgersi ad un travel planner per organizzare un itinerario di viaggio “su misura”, senza alcuno stress e dispendio di denaro (in questo modo, il cliente, potrà scegliere ad esempio di soggiornare in strutture diverse: una notte in hotel, una notte in un ostello e così via, decidendo personalmente, e in accordo con il consulente, la gestione di tutti gli aspetti del viaggio).

Grazie al travel planner il cliente potrà partire per il viaggio che ha sempre desiderato, chiedendo al professionista di organizzare il pacchetto più adeguato alle proprie esigenze, con la garanzia di avere sempre un consulente a propria disposizione in caso di problemi o disservizi durante il viaggio (il travel planner sarà disponibile in qualsiasi momento).

Affidarsi a un consulente di viaggio significa questo: evitare di incorrere in rischi e truffe, usufruire di un’assistenza continua e professionale, essendo il suo compito quello di organizzare una partenza priva di intoppi e mal funzionamenti (quando il cliente contatta il professionista, quest’ultimo organizza il viaggio tenendo conto dei singoli aspetti, per evitare che il cliente possa avere problemi o disagi).

Il travel planner propone al cliente soluzioni di viaggio al di fuori dei tempi, della logiche e dei costi dei tour operator, le sue mansioni sono queste: organizzare un viaggio nei minimi dettagli, permettere al cliente di partire risparmiando sui costi del viaggio e fornire un’assistenza continua al viaggiatore. È proprio questo uno dei suoi compiti fondamentali: individuare in modo ed efficace le migliori alternative di viaggio da consigliare ai clienti dopo un’attenta valutazione delle varie soluzioni.

I vantaggi di avere un travel planner per il proprio viaggio

Rivolgersi a un travel planner significa usufruire di un professionista nel settore dei viaggi, che grazie alle sue competenze ed esperienza, potrà organizzare una formula di viaggio più adeguata alle necessità del cliente. Quante persone si lamentano per la cattiva organizzazione delle vacanze? Capita di affidarsi ai tour operator per l’organizzazione del proprio viaggio, salvo poi lamentarsi per i disservizi: i ritardi, la cattiva gestione degli orari di hotel, di voli o altri spiacevoli elementi. Disservizi che con i travel planner non si verificano, perché i vantaggi che derivano dal ricorso a questo professionista sono davvero tanti, e possono essere riassunti nei seguenti:

  • assistenza continua del professionista;
  • attenzione all’organizzazione e ai dettagli di viaggio;
  • flessibilità e versatilità del viaggio, che verrà organizzato in – sintonia con il cliente;
  • risparmio economico, anche rilevante;
  • personalizzazione della formula di viaggio.

L’assistenza del travel planner si traduce nella sua presenza costante durante il viaggio, sia tramite strumenti telematici che telefonicamente (questo significa che il cliente potrà contattare in qualsiasi momento il suo consulente, anche per informazioni o per supporto).

Organizzare un viaggio con un consulente significa effettuare delle prenotazioni sicure, ottenere immediatamente le informazioni necessarie e gli strumenti da viaggio (come biglietti e voucher), usufruire di un’organizzazione completa sotto ogni punto di vista: sui bagagli da portare, sul meteo, sugli eventi e sulle news, sui costumi da rispettare sul luogo e sui documenti necessari al viaggio. Avvalersi di un travel planner significa non lasciare nulla al caso, ma organizzare un viaggio nei minimi dettagli e senza il rischio di intoppi.

Come trovare un travel planner

Rivolgersi a un consulente di viaggio è decisamente più economico rispetto ad altre soluzioni (come ad esempio i tour operator). Non tutti sanno che esistono delle differenze sostanziali tra queste soluzioni, sia di valore che di prezzo.

Piano piano, con la diffusione di questa professione, i consumatori hanno constatato quanto possa essere utile rivolgersi a un consulente di viaggio, essendo più comodo e decisamente più conveniente.

Rivolgersi a un travel planner significa risparmiare anche tempo, perché questo professionista aiuta a organizzare un viaggio anche con poco tempo a disposizione. Per trovare un consulente di viaggio basta usare l’app “Travel Planner“: un app che permette di pianificare interamente un viaggio e ridurre i tempi di organizzazione (nel caso, ad esempio di partenze improvvise).

Scaricando l’apposita app, infatti, è possibile selezionare le proprie preferenze di viaggio ed esplorare le diverse soluzioni, in modo da scegliere la formula di viaggio più adeguata alle proprie esigenze.

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